Оргтехника Печать

Вернуться к оглавлению

Оргтехника - организационная техника комплекс приспособлений и технических средств, используемых для механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда.
office

С оргтехникой каждый знаком с малых лет. Взяв карандаш, точилку, ластик, авторучку, никто не подозревает, что пользуется средствами оргтехники. Правда, малой, к которой, кроме перечисленных, относятся столь же всем известные скрепки, дыроколы, скоросшиватели, пишущие машинки, нумераторы и многое, многое другое.

Однако оргтехника сегодня стала совсем иной, а подчас совсем непривычной. Разработкой теории и практики использования ее средств занимаются теперь разные специалисты.

Управленческий труд связан с обработкой информации. Носителями управленческой информации служат разного рода документы, без которых не может функционировать управление. К сожалению, сегодня в сфере управления документов циркулирует очень много. Никто даже не знает более или менее точного их числа. Называют то 8 миллиардов, то 800 миллиардов - видимо, в зависимости от того, что принимают за документ. Но ясно одно: количество документов, значительно растет.

Приходится отметить, что работа с документами менее механизирована и автоматизирована по сравнению с другими видами человеческой деятельности. А высокие темпы прогресса, увеличение масштабов общественного производства, усложненное управление им и, следовательно, возросший объем потоков информации требуют все более высокого уровня делопроизводства, а достичь его можно, лишь ускорив разработку и внедрение новейших средств оргтехники.

Как этого добиться? Как поспеть за непрерывно убыстряющимся и нарастающим потоком управленческой информации? Ответ может быть один: следует максимально механизировать и автоматизировать все процессы управления. Этап автоматизации делопроизводства наступил в конце 70-х годов. Уже первое применение механизации канцелярского труда позволило в несколько раз повысить эффективность конторской работы.

Средства оргтехники дают колоссальную экономию. Скоростные принтеры плоттеры. Компьютеры в канцелярии могут за четыре минуты совершает работу, на выполнение которой служащий потратил бы ... 40 лет. Только текстовые редакторы при подготовке документов экономят до 50 процентов ранее затрачиваемого на это времени. В некоторых случаях количество работающих в канцеляриях уменьшается вдвое.

Однако, как бы ни были быстры, экономичны средства оргтехники сами по себе, наибольший эффект они дают, когда их собирают в системы комплексной автоматизации канцелярских и управленческих работ.

Совершенно неузнаваемой становится обычная канцелярия, если она оборудуется комплексом средств оргтехники - электронными приборами, персональными компьютерами, диктофонами, копировальными машинами. Она становится уже эргономической канцелярской системой, то есть автоматизированным комплексом наивысшей производительности, полностью учитывающей потребности человека и возможности машин.

Создаются даже целые автоматизированные участки управленческих работ для крупных учреждений, ведомств и министерств. При этом обработка документов ускоряется в 8-10 раз. Здесь машины регистрируют, сортируют, записывают, копируют, считывают и проверяют, накапливают и систематизируют, хранят документы. Выполняют даже операции умственного труда: классифицируют, наводят справки, распознают, сравнивают, проверяют, проектируют, излагают, рассчитывают, вычисляют, обобщают. Все это позволяет им умело выполнять работу бухгалтеров, статистиков, экономистов, делопроизводителей, плановиков, секретарей, референтов, освободив их от монотонной работы, дав им возможность переключиться на дела, связанные с анализом, прогнозированием, принятием решений, обеспечивая большую информативность, творческий ритм и оперативность.

Установлено, что за столетие эффективность труда в сфере управления возросла лишь в 2 раза, в то время как в производстве материальных благ - в 15 раз. При системном использовании средств оргтехники производительность управленческого труда в среднем повышается на 15 процентов, а для отдельных видов управленческих работ на 80-100 процентов.

Применение оргтехники дает не только экономию времени, ускорение и совершенствование процессов управления, но повышает дисциплину труда, улучшает его условия, коренным образом меняет управленческий труд.

Прошло время, когда кабинет, проектное бюро, канцелярия были местом долгих раздумий и неторопливых решений. Благодаря кибернетике и информатике все здесь становится иным.